Tipps zur Reisekostenabrechnung

Sie ist ein lästiges Übel aller Geschäftsreisenden. Doch wer weiß, welche Dokumente und Quittungen er sammeln muss und sie gleich ordentlich ablegt, erspart sich hinterher jede Menge Aufwand und den Ärger mit seiner Personalverwaltung. Seit Januar 2012 sind auch einige Änderungen in Kraft getreten. Wer Glück hat, bekommt mehr von der Steuer zurück, als bisher.

Welche Informationen werden benötigt?

Zu den grundlegenden Informationen die für die Reisekostenabrechnung benötigt werden gehört der Name des oder der Reisenden, des Arbeitgebers, der Reisegrund, das Reisedatum inklusive An- und Abfahrtszeiten, Dauer der Reise, Zielort und das Fortbewegungsmittel. Alle Abrechnungen, Quittungen und Belege müssen der Personalverwaltung vorliegen. Am besten, man klebt sie chronologisch auf weiße Blätter und heftet sie an seine Abrechnungsformulare.

Kilometerpauschalen

Die Kilometer- oder Pendlerpauschale kann als Werbungskosten für alle Fahrten von der Wohnung zum Arbeitsplatz von der Steuer abgesetzt werden. Für jeden Arbeitstag können so pro gefahrenen Kilometer 0,30 Euro abgesetzt werden. Pendler, die zwischen dem PKW und öffentlichen Verkehrsmitteln wechseln konnten bisher wählen, ob sie die tatsächlichen Fahrtkosten oder die Kilometerpauschale geltend machen. Nun müssen sie sich für eine Variante entscheiden. Der Höchstbetrag für die Pendlerpauschale liegt bei 4.500 EUR pro Jahr.

Neue Sachbezüge und Auslandspauschalen

Seit 1. Januar 2012 gelten neue Sachbezüge für Mittag- oder Abendessen. Der Betrag wurde von 2,83 Euro auf 2,87 Euro erhöht. Der Sachbezugswert für ein Frühstück bleibt wie bisher bei 1,57 Euro. Auch für das Ausland gelten seit Januar 2012 vielerorts geänderte Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen. Eine Übersichtstabelle zu den einzelnen Ländern erhalten Sie als Download auf den Internetseiten des Bundesministeriums der Finanzen BMF.

Foto (c) iStockphoto / poba

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